Het Gemeentearchief heeft in 2017 invulling gegeven aan de drie producten van dit team: beheer, dienstverlening en acquisitie. Bijzondere aandacht was er voor het toezicht op de gemeentelijke archivering.
Beheer:
In 2017 is gewerkt aan de digitalisering van een van de belangrijkste Venlose archieven, de stadsrekeningen over de periode 1349-1795. Deze extern uitgevoerde digitalisering heeft enige vertraging opgelopen. Het project digitalisering Bouwdossiers werd nagenoeg voltooid; geadviseerd is over digitalisering van de Milieudossiers. In totaal zijn 180 kostbare charters geconserveerd en gedigitaliseerd.
De verwerking van de aanvullingen op eerder overgebrachte overheidsarchieven werd voltooid, op de formele overbrenging na (2018). Begonnen is met de sanering, verbetering van de ontsluiting en digitalisering van de collectie kaarten en prenten. De verzorging, ontsluiting en digitalisering van particuliere archieven en collecties is intensief voortgezet dankzij de medewerking van ca. 50 vrijwilligers.
Dienstverlening:
Als vanouds zijn in- en externe klanten bediend via de studiezaal, website, social media, e-mail, post en telefoon. Leerlingen van het voortgezet onderwijs gebruikten het archief intensief voor hun projecten. Door personeelsgebrek konden in 2017 echter geen klassen uit het basisonderwijs worden ontvangen. We hebben de samenwerking voortgezet met de Venlo Academie, die een pakket cursussen over de cultuurhistorie van onze gemeente levert.
In samenwerking met het Stadtarchiv van partnerstad Krefeld is een groot project uitgevoerd in het kader van het Lutherjaar 1517-2017.
De reeds eerder gedigitaliseerde akten van de Burgerlijke Stand van alle stadsdelen zijn in 2017 daadwerkelijk beschikbaar gekomen via de website. Voorbereidingen zijn gestart voor de herdenking van 675 jaar stadsrechten in 2018.
Het aantal digitaal beschikbare beelddocumenten is in 2017 opnieuw fors gegroeid door de inzet van de vrijwilligers. Het gaat om een niet-wettelijke taak, die echter van groot belang is voor de kwaliteit van de dienstverlening. Door minimale ambtelijke inzet (begeleiding) wordt op deze wijze toch veel resultaat geboekt.
Acquisitie:
Het gemeentearchief levert een groot aandeel in het project PRIO, in het kader van de verbetering van de digitale informatiehuishouding van de gemeente. Voorts is gewerkt aan de voorbereiding van de periodieke rapportage over het horizontale toezicht op de archiefzorg.
De archieven en collecties zijn aangevuld door diverse particuliere aanwinsten, zoals het archief van de Stichting Passiespelen.
Toezicht
Op basis van de aanbevelingen in het rapport van de gemeentearchivaris betreffende het ‘Horizontaal Toezicht op de overgebrachte en niet-overgebrachte archieven van de gemeente Venlo’ en in de rapportage van Onderzoeksbureau KBenP is gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van de archivering. In 2017 is daartoe het project PRIO (Project Informatiebeheer op Orde) ingericht en een projectmanager benoemd. De actualisering van de beleidskaders is één van prioritaire aandachtspunten. Alle bestaande beleidskaders zijn onderzocht op lacunes en voorstellen zijn gedaan tot aanpassing en verbetering. Als gevolg daarvan heeft de gemeenteraad de ‘Archiefverordening gemeente Venlo 2017’ goedgekeurd die in de plaats kwam van de uit 2010. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft in aansluiting hierop het Besluit Informatiebeheer Gemeente Venlo 2017 vastgesteld, dat in plaats kwam van een dergelijk besluit uit 2010. In het Besluit Informatiebeheer 2017 zijn ook de taken en bevoegdheden van het ‘Strategisch Informatieoverleg’ (SIO) vastgelegd, zoals het Archiefbesluit dat sinds 2012 voorschrijft. Het SIO bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft de stuurgroep van het project PRIO tijdelijk aangewezen als ‘Strategisch Informatieoverleg’. Wat betreft de actualisering van de beleidskaders voldoet de gemeente Venlo daarmee weer aan de bestaande wet- en regelgeving.
Wat betreft de overige onderdelen van het projectplan PRIO, waaronder de invoering van een kwaliteitssysteem ter bewaking van de kwaliteit van de archivering, de aanwijzing van verantwoordelijken voor het analoge en digitale dossierbeheer zijn stappen gezet, maar zijn nog geen definitieve besluiten genomen.
